ICTシステム

保護者からの出欠席の連絡を職員がそれぞれの
スマートフォンから確認ができるのがとても便利

社会福祉法人ポプラ会
幼保連携型認定こども園

大分県大分市
主幹保育教諭　得丸英子

０１システムが園にあっていると思い始めました。

ＩＣＴシステムの導入を検討した背景について教えてください。
業務の軽減にもなるし、保護者への連絡もやりやすくなるのではないかと思い試しにやってみました。
色々な企業から話を聞いてみて、アイティサービスシステムが園にあっていると思い始めました。

０２職員同士でシステムを使い利便性などを試しました。

苦手な職員に対するＩＣＴ導入の進め方などについて教えてください。
IT系が苦手だったのでまずは職員同士で使ってみました。
職員同士で欠席や遅刻の際に、アイティサービスシステムで連絡をするなどして使い方を学び利便性が良いかなど試しました。最初は一部の職員が、緊急の台風などの連絡の際にアイティサービスシステムを使っていました。
保護者からの出欠席の連絡を職員がそれぞれのスマートフォンから確認できるので、とても便利に利用しています。

０３欠席連絡も保護者に浸透し職員のスマホで確認。

さまざまな機能をご活用いただいておりますが、利用状況をおしえていただけますでしょうか？
カテゴリで分けられるので送りたい人だけに連絡ができるのがとてもいいです。以前は玄関に掲示をしたりしていました。連絡するだけではなく開封したか確認できるので、保護者に確実に連絡ができているかわかるのもとてもいいです。深夜や休みの日でも園児の出欠席の確認にアイティサービスシステムを活用しています。確実に保護者に返答がもらえますし、返答がない場合もわかりやすく表示されて繰り返し再送できるところがいいです。色々な使い方を試して徐々に使い方の幅が広がっています。
コロナが園で出た際などは以前はお迎えに来た時に知らせたりしていましたが、アイティサービスシステムだとすぐに連絡ができます。システムの連絡をみてすぐに迎えに来る保護者もいました。急遽、休園になった際もシステムで知らせて既読がつかなかった保護者にだけ電話連絡をしていたので最小限の電話連絡で済みました。
欠席連絡もどんどん保護者に浸透しています。また職員も個人のスマートフォンから簡単に状況が把握できるようになっているので便利です。朝は忙しいので電話での欠席連絡は出られなかったりしていましたが、システムで確認できるようになって保護者を待たせることがなくなりました。
電話連絡もない場合は先生から連絡するなどして徹底した対応を行っています。

０４現場で必要があった時にこのシステムを使って試行錯誤

アイティサービスシステムの活用を職員にも広げていくにあたって気をつけたことや工夫したことはありますか？
現場でこういったものが必要である、どうしたらいいのかと声が上がった際にこのシステムを使ってできないかを試行錯誤して使ってみています。
職員の子供の通っている学校や園でも連絡はメールできています。今後は毎月初めにテスト連絡を送ってちゃんと連絡が届いているか確認していこうと思っています。（災害時などにちゃんと届くようにするため。）

０５システムで連絡が出来るようになったので業務の軽減に。

アイティサービスシステムを導入して、職員の業務はどのように変化しましたか？
伝達事項に関して今までは電話や掲示物や手紙を書いたりしていたが、システムで連絡が出来るようになったので業務の軽減になりました。欠席の連絡を保護者のスマホでできるので、朝の電話対応がかなり減りました。
電話に出られないときもありましたことから、保護者の不満も軽減されたと思います。夜、お子さんがコロナに感染したことが判ったときも、すぐに情報発信することができました。いつでもどこでも何度でもメール連絡の既読確認ができることから、他の先生ともすぐに情報共有が出来てとても便利でした。感染者がいた場合にすぐに保護者に連絡できるのが利点だと思います。
家からでもアイティサービスシステムを使って保護者にすぐに一斉に連絡しています。