保護者に配布するお便りなども
紙媒体の削減のためシステムを使って配布するようになりました。
千葉県船橋市
園長 森田 綾乃
０１
アイティサービスシステムがとても便利だと思い導入しました。
ＩＣＴシステムの導入を検討した背景について教えてください。
東日本大震災の際に保護者にいろいろな連絡をする必要がありました。電話の連絡網で連絡体制を整えておりましたが、電話が繋がらない状況になりとても大変な思いをしました。その中で保護者へスピーディで簡単に情報を伝える方法がないか検討した結果、アイティサービスシステムがとても便利だと思い導入しました。
０２サポートセンターへ連絡して丁寧に対応してもらえる。
パソコン操作は苦手だとおっしゃっていましたが、どのようにICTの導入を進めましたか？
アイティサービスシステムを導入した当初は一部の担当者だけが利用していました。利用する際に細かい点での操作についてはサポートセンターへ都度連絡して丁寧に対応していただけたのでとても助かっています。
０３園バスに乗る乗らないの連絡もシステムを使って受付ています。
さまざまな機能をご活用いただいておりますが、利用状況をおしえていただけますでしょうか？
現在はメール連絡網、登降園システム、出欠連絡や預かり保育、園バスの位置が保護者側で閲覧できたり、指導要録をシステムで作成したりしています。
欠席の連絡を受ける際には園バスに乗る乗らないの連絡もシステムを使って受付ています。また、職員の出退勤の管理もシステムを使って行っています。
０４登降園のデータや出欠連絡の受付結果は職員が確認しています。
システムの活用を職員にも広げていくにあたって気を付けたことや工夫したことはありますか？
登降園のデータや出欠連絡、預かり保育の受付結果は担当の職員が確認しています。
園バスはスマートフォンを使ってGPS情報を起動する仕組みですが、バスに乗る先生たちで起動の仕方などを共有して覚えていきました。
０５システムを導入したことで作業量が削減されて助かっています。
システムの導入に対して、職員からの反対や不安の声はありませんでしたか？
システムを導入した当初は操作に関する部分で戸惑ったり慣れるまではすこし苦労した部分はありました。
指導要録はパソコンが得意な先生はこのシステムで作業する方が早いですが、苦手な先生はシステムを導入することで不安を感じている部分はあったようです。最終的にはシステムを導入したことで作業量が削減されて助かっています。
０６印刷の時間や配る手間が省けました。
システムを導入して、職員のみなさまの業務に変化はありましたか？
欠席の連絡に関しては、朝、職員が電話で受付を行っていました。欠席の連絡が混みあってしまい電話が繋がらないことなどもありました。アイティサービスシステムを導入してからは電話で受けることはほとんどなくなりとても効率的になっています。
園バスが遅延する場合など、状況によって発生した際は都度都度、保護者に遅延の連絡を行っておりました。アイティサービスシステムを導入してからは保護者側で園バスがどこにいるかがスマートフォンからすぐに確認できるようになったので遅延の連絡を行う必要がなくなりとても助かっています。
指導要録は手書きで書いていましたがシステムを使ってパソコンで入力するようになり時間が削減できました。
連絡網に関しては電話での連絡網で保護者に連絡を行っていましたがシステムを導入して簡単に保護者に連絡を行うことができるようになり手間が省けました。
保護者に配布するお便りなども紙媒体の削減のためシステムを使って配布するようになりました。印刷の時間や配る手間が省けました。