個別の機能だけを選んで使用できて、
コストも最小限に抑えていて安定性があります。
栃木県小山市
副園長 平野正大
０１
個別の機能だけを選んで使用できてコストも最小限
ＩＣＴシステムの導入を検討した背景について教えてください。
幼稚園・保育園向けに商品化されたＩＣＴシステムが世の中に数多く出回っている中で、園内でも複数のＩＣＴシステムの導入を検討しましたが、パッケージで販売しているので費用面でとてもコストが高い印象をうけました。メール連絡網、登降園、午睡チェック、そして現時点では特段必要性を感じていない他機能がいろいろついて導入時に手軽に利用できるシステムではないというところが一つありました。
あとはパッケージ化されているシステムを実際に使ってみて感じたのは、使いこなすためには覚えることが意外と多いうえに、画面等の見栄え重視で使いやすさをさほど追及していないということでした。私たちが使いたいように使えるというのが正しい方向性だと思うのですが、システムに応じた使い方をしなければいけないということで使っている職員がストレスを感じると思いました。
そういった中でアイティサービスシステムは、私たちの使いたいシステムに沿って設計されていて導入しやすいシステムでした。
また例えば現在、集金システムを利用していますが、もともとアイティサービスシステムに集金システム機能がなかったところを１年かからない期間で機能が追加され、ＱＲ登降園システムとの連携をされてスピード感がある開発力が大変魅力的です。あとはシステムなので不具合や不足していると感じる部分がありますが、私たちが要望を伝えるとすぐに対応していただき迅速のサポート体制になっているところもとてもいいです。
結果、私たちが導入しやすいシステムだったのでアイティサービスシステムを利用しています。
０２環境を提供して自然に使えるようにしていくという工夫
苦手な職員に対するＩＣＴ導入の進め方などについて教えてください。
最初はアイティサービスシステムのメール連絡網機能を導入しましたが、園長と副園長そして主任の３名しか使ってない状態でした。
使えば便利な機能であることはわかっていたため、職員が誰でも使えるようにしていこうという方向性に舵を切り、どんどん職員に使わせる環境を提供して苦手意識をもっている職員も自然に使えるようにしていくという工夫をしました。使う機会を多く作ることや使う環境を整備することに力をいれていくなかでお手紙をアイティサービスシステムを使って配信することを行いました。
職員は様々なお手紙を保護者に発行しますのでアイティサービスシステムを利用する機会がとても増えました。職員室にパソコンが２台しかなかったのですが、パソコンをさらに７台増やして職員がすぐに利用できる環境にしました。
０３要望をヒヤリングする機会がありすぐに対応
システムのサポート体制について感想などありますか？
利用している機能の中には過去使いにくいと感じたところやこういう機能があったら便利だなぁと思ったところもありますが、要望をヒヤリングする機会がありそこで要望をあげるとすぐに対応していただけているので現在は使い勝手が悪いということはありません。
またそういった機会を持たなくても使い勝手が悪いと思ったらサポートセンターに連絡してすぐに対応していただけます。そのスピード感はとてもいいと思います。手厚いサポート体制にいつも感謝しています。
０４若い職員からのアドバイスをベテラン職員も聞きスキルアップ
ＩＣＴの導入に対して職員から反対されるなどの導入が進まないことはありましたか？
苦手な職員（勝手に苦手を思い込んでいるだけ）もいるのですが、ＩＣＴに対する苦手意識や不安などがあまりない若い世代の職員がどんどん使っていると苦手な職員もだんだん覚えてきて全体的に活用されていきました。
業務の一環として取り入れているシステムなので苦手だからできないなどの気持ではなく、仕事に対する強い責任感で取り組んでもらっています。若い職員から「実はこういう機能もありますよ」などのアドバイスをベテラン職員も聞きながら一緒にスキルアップを行っている感じです。
０５お手紙を時間を削減して保護者に送ることができる
アイティサービスシステムを導入して、職員の業務はどのように変化しましたか？
職員の業務を大きく分けると保育業務と事務業務に分かれます。保育業務は学校に通って資格もとって多くの経験を積んでいるので当然プロなんですが、事務業務に関してはプロではなくむしろ素人なんです。それなので事務業務をこなすうえで時間がかかってしまったり、思うように進まないでストレスを感じてしまう場面も多々ありましたが、アイティサービスシステムを導入したことで事務業務を軽減でき、その時間をより保育業務に費やすことができるようになってきています。
例えば、保護者に出すお手紙などは今までは手書きで時間をかけて書いていたのですが、アイティサービスシステム時間を削減して保護者に送ることができています。緊急で保護者に伝えなければいけない連絡もアイティサービスシステムですぐに連絡をすることができます。アンケートを実施しなければいけないこともありますが、こちらもアイティサービスシステムを使用して簡単に回収したり集計することができるようになりました。
お預かり保育の受付も今までは電話で受付を行い多くの人の手を介して対応していました。こちらもアイティサービスシステムを使って簡単に受付することができています。お預かりの受付をして、担任の先生に伝えてその中で伝え間違いなどが発生したりしていました。アイティサービスシステムを使うことで自動的に集計を行い、ダイレクトに担任の先生に情報が伝わるようになりました。他にもたくさんありますが、導入によってプラス方向に大きな変化をもたらしていることは間違いありません。
０６情報を見逃さないようにするような仕組みが入っている
保護者の反応はいかがですか？
アプリはとても便利だという意見がよく聞かれます。専用もアプリを入れてもらえれば、園からの様々な情報が確実にとれるのがとてもいいです。未読の情報が目立つところに表示され、情報を見逃さないようにするこの仕組みのおかげで保護者はすべて情報を見たつもりになっていても、見落としがあった場合気づかせてくれますので、保護者も園もお互いとても助かっています。
また、学童保育クラブを運営している中でＱＲ登降園システムがとても活躍しています。いろいろととても便利に使わせていただいていますが、保護者に喜ばれているところで子供たちが入退出を行うと保護者に自動的に入退出の連絡がいくところです。保護者側としては「しっかりと子供が学童クラブに行っているのか」などの心配もあったのですが、この機能をつかうことでその心配も解消されています。「本当は学童クラブに通わせなければいけないはずだったのに保護者不在の自宅に帰らせてしまった」などあってはいけないことも起こり得ます。大げさではなく子供の命にかかわるところですので、学童クラブに来てますよという通知が保護者のスマートフォンに来るのはとても喜ばれています。