園バスの到着時間が交通状況によって変わるのでGPSシステムを利用しています
幼保連携型認定こども園
平第一幼稚園
福島県いわき市
主任 坂本卓哉
０１
操作性もとてもシンプルで感覚的に操作できました。
ＩＣＴシステムの導入を検討した背景について教えてください。
別のシステムを使っていたのですが使いにくかったので他のシステムを探していました。その際にアイティサービスのシステムを見つけたので使ってみたのがきっかけです。前のシステムは通信スピードが遅かったり、クラス毎にメールが送れませんでした。また、メール登録の際は兄弟別の登録などもできなかったのでとても不便でした。アイティサービスのシステムは操作性もとてもシンプルで誰でも見た感じで感覚的に操作できました。
また、クラス毎に保護者に連絡をすることができたり、兄弟対応もしっかりできていたのでとても便利に使うことができます。園バスの到着時間が交通状況によって変わるので保護者の目安にするためにGPSシステムを利用しています。
０２職員会議でシステムの使い方を説明していました。
パソコン操作は苦手だとおっしゃっていましたが、どのようにICTの導入を進めましたか？
職員会議でシステムの使い方を説明したり、パソコンが苦手な職員には得意な職員がフォローしたりしていました。パソコンが苦手な職員でもアイティサービスシステムは感覚的な画面表示でとてもわかりやすかったです。このシステムに関しては特に職員に対してシステムを教えることが難しいという印象はありませんでした。保護者に対しては園で説明資料を作って講習会を開いて説明しました。導入当初の1年は保護者も職員も手探りでシステムを使用しておりました。困ったことがあってサポートセンターへお電話すると丁寧にサポートしていただきとても助かりました。また、基本的な操作に関してはマニュアル見ながら操作することができました。
０３欠席連絡を保護者がシステムを利用しておこなっています。
さまざまな機能をご活用いただいておりますが、利用状況をおしえていただけますでしょうか？
欠席連絡機能や園バス、保護者への連絡、アンケートなどなど様々な機能を利用しています。欠席連絡機能に関しては朝 7:10 までに欠席連絡を保護者がシステムを利用しておこなっています。欠席者の状況が画面上で一覧で確認できるのでとてもわかりやすいです。絞り込み機能があるのでそれぞれの先生が先生の必要な条件を検索し確認したいところだけ検索して見ています。アイティサービスシステムを導入する以前は出席連絡が電話対応だったのですが、早番の先生の仕事が電話対応に追われてしまいそれだけで終わってしまいました。アイティサービスシステム導入後はそのようなことはなくとても助かっています。
主任の先生がスマートフォンから欠席状況を確認するようにしているので、緊急性があるものがあるとすぐどこにいても確認できるのでとても便利です。
保護者の連絡機能に関してはコロナ陽性者がでた時にとても便利に使わせていただきました。園でコロナの陽性者が出た際にクラスごとに〇日〇〇でPCR検査を受けてくださいというような連絡を行いました。その連絡にはファイルを登録して保護者に閲覧してもらう機能がついているので検査を受けてもらうための駐車場のマップなどをつけて連絡をしたのですがとても便利でした。システムを導入する以前は駐車場の記した紙を印刷して連絡帳に挟んで渡していましたが、手間暇を考えるとアイティサービスシステムで連絡を行った方がとても便利です。
また、アンケート機能を使ってコロナの状況を確認するために保護者へのアンケートを行ったこともあります。コロナ関連は様々な情報を保護者から回収しなければいけない状況だったので、大変助かりました。
アイティサービスシステムがなかったら電話対応になってしまって園が一方的に情報をお伝えすることしかできなかったと思います。一般的なSNSなどですと自由にやり取りできてしまい大変になってしまうのでアンケート機能はとても便利に使うことができます。保護者への連絡に関しては送信履歴から既読かどうか確認できますし、まだ見ていない人に違う方法で連絡することできちんとした連絡網として対応できるのでいいと思っています。ブロック設定がされているか、あるいはメールアドレスが途中から削除されたなどもわかります。保護者側がアプリからメッセージを受け取れることもできるのでいろいろなバターンを使って保護者側にアプローチできることは便利だと思います。
０４サポートセンターに連絡して丁寧に教えていただきました
ICTの導入に対して、職員からの反対や不安の声はありませんでしたか？
アイティサービスシステムを導入する当初はシステムを使いこなせるか不安でした。欠席連絡で早番の先生がいない時間に保護者からの連絡がきたりする場合もありました。時間を決めたりと色々不安もありました。
今のところは自分たちでできる範囲で使っているので当初に比べたら不安はなくなりました。わからないことがあればすぐサポートセンターに連絡して丁寧に教えていただきましたので、現在はうまくシステムを使って運用できています。
０５保護者にアンケートを送ったりしていました。
システムを導入して、職員のみなさまの業務に変化はありましたか？
遠足に学年ごとにいったのですが、定型文で次の学年の集合連絡を作っておいて１学年が終わったらその連絡を保護者にスマホから送っていました。色々工夫して保護者に連絡機能を利用して行事をおこなったりしています。コロナで登降できないなど園の方向を決める際にも保護者にアンケートを送ったりしていました。
200 人ほどいて意見を聞きたいときなど電話だと時間がかかりますが保護者への連絡機能を利用すると簡単にできるようになりました。
０６タブレットでシステムを使ったりなどしています。
アプリの活用について、保護者の反応はいかがですか？
系列の園が4か所あり、うちが本園なので行事の連絡や保育参観があった時に保護者にシステムを使って連絡をしていました。アプリだとすべての園を登録できて、まとめて見られるのでコロナでこの園はこういう風に対応しているだなど確認が出来たりするのでいいなと思いした。
緊急時などで職員が家で連絡をしたい時などはタブレットでシステムを使ったりなどしています。